محمدرضا سبحان، نگارنده این یادداشت، در رشته معماری تحصیل و به مدت ۱۵سال در این رشته فعالیت کرده است. او پس از طی دوره MBA با توجه به علاقه‌مندی قبلی خود به کارآفرینی، به مرور وارد این عرصه شد و از سال ۱۳۹۵به تأسیس باشگاه کارآفرینی تیوان به عنوان یک فضای کار اشتراکی و بعد راه‌اندازی کارخانه نوآوری های‌وی به عنوان شعبه‌ای از پارک فناوری پردیس در تهران اقدام کرده است. او در این مقاله می‌کوشد گوشه‌ای از تجربیات خود در بهره‌برداری از فضاهای کار اشتراکی را با معماران و طراحانی که در آینده قصد دارند در این زمینه فعال باشند به اشتراک بگذارد.
زمانی که قرار شد برای باشگاه کارآفرینی تیوان فضایی را آماده کنیم، برای من سؤالات زیادی درباره ساختار و هویت یک فضای نوآورانه مطرح بود، پس شروع کردم به جستجو در فضای مجازی درباره نمونه‌های مشابه و سعی کردم اطلاعاتم را در این زمینه افزایش دهم. خوشبختانه با انتخاب شرکت «تغییر روند طرح» به عنوان مشاور طراحی و اجرای «تیوان» بسیاری از مشکلات ما آسان شد، چرا که مدیران این شرکت قبلاً فضاهای نوآورانه Talent Garden را در اروپا تجربه کرده بودند و تا حدود زیادی حس‌وحال و نیازهای این گونه فضاها را می‌شناختند. اما بعد از راه‌اندازی تیوان، به صورت کاربردی با نیازهای کاربرانی که در این فضا نه کار، که زندگی می‌کردند آشنا شدم و از طرف دیگر به عنوان مدیر مجموعه نیازهای اپراتوری آن را نیز از نزدیک درک کردم.
حاصل تجربه تیوان این شد که بعدتر در طراحی کارخانه نوآوری های‌وی به عنوان کارفرما بهتر می‌دانستم نیازهای کاربران در آینده چیست و می‌دانستم چه خواسته‌هایی باید از مهندس احسان کریمی به عنوان طراح و مجری آن داشته باشم تا مجموعه جدید بیشتر مطابق با نیازهای کاربرانش باشد؛ همچنین بعدتر به همکاران زیادی کمک کردم طراحی فضایی را که بر عهده داشتند، براساس نیازمندی‌های یک مجموعه نوآور بهتر انجام دهند. امیدوارم این مقاله به افراد بیشتری کمک کند که نیاز یک بنای نوآورانه را فراتر از اصول طراحی معماری آن بشناسند و نتایج بهتر و کاربردی‌تری در طراحی بگیرند.
فضای کار اشتراکی چیست و مزیت آن چیست؟
فضای کار اشتراکی مجموعه‌ای است که در آن افراد با اجاره میز یا دفتر کار به فعالیت در حوزه کاری خود می‌پردازند. در این فضاها با توجه به مشترک‌بودن بسیاری از هزینه‌های زیرساختی و نگهداری، کاربران هزینه‌های کمتری را برای ادامه روند کاری خود متحمل می‌شوند. رشد چشمگیر فضاهای کار اشتراکی تقریباً از سال ۲۰۱۰ شروع شد و به مرور اقبال بسیار زیادی متوجه این سبک از فضاهای کاری شد تا اینکه در سال ۲۰۱۹ حدود ۱۹۰۰۰ فضای کار اشتراکی در دنیا شناسایی شده‌اند (آمار فضاهای کار اشتراکی را در اینجا می‌توانید ببینید) که اگرچه کرونا کمی آینده این فضاها را دچار ابهام کرده، اما هنوز سرعت رشد زیادی برای این فضاها پیش‌بینی می‌شود.
مشخصه یک فضای کار اشتراکی
کاربران فضاهای کار اشتراکی غالباً افراد آزادکار یا صاحبان استارتاپ‌ها هستند، افرادی با روحیه خاص و نیازهای بعضاً متفاوت. بسیار مهم است بدانیم که این افراد استخدام نشده‌اند، بلکه انتخاب کرده‌اند که از فضای کار اشتراکی استفاده کنند و با توجه به روحیه و سبک زندگی خاصی که دارند، یک فضای کار اشتراکی را نه فقط برای کار، که برای زندگی توأم با کار انتخاب می‌کنند. بنابراین اهمیت بسیاری دارد که متوجه باشیم فضایی که طراحی می‌شود چقدر با روحیه این افراد سازگار باشد.
رنگ: در به‌کاربردن رنگ باید بسیار دقت کرد. رنگ‌های زیاد می‌تواند خسته‌کننده باشد، در عین حال که استفاده از رنگ‌های خاص می‌تواند فضا را جذاب‌تر کند. بنابراین آگاه باشیم که استفاده از رنگ الزاماً آن را نوآورانه نمی‌کند، بلکه بکارگیری درست و به‌جای آن است که فضا را متفاوت و پرشور می‌کند. همچنین از اضافه‌کردن هر المانی که باعث شلوغ شدن فضا بشود باید تا جای ممکن پرهیز شود. بسیاری از المان‌ها به تنهایی زیبا و جذاب هستند، اما استفاده بیش از حد از این المان‌ها، رنگ‌ها و … در کنار هم فضا را شلوغ می‌کند و در طولانی‌مدت باعث خستگی بصری کاربران می‌شود.
پویایی: فضای کار اشتراکی باید پویا و زنده باشد؛ این یک مفهوم انتزاعی ژورنالیستی نیست. یک فضای کار اشتراکی با عدم قطعیت در کاربری مواجه است. برای ما در تیوان بارها اتفاق افتاد که مجبور شدیم تعریف فضاها را بنا به نیازمان تغییر دهیم. اتاقی را یک بار به اتاق جلسه، بعد اتاق کار و در نهایت اتاق ضبط پادکست تبدیل کردیم یا قسمتی از لابی مجموعه را که در ابتدا بیشتر برای گپ‌وگفت یا برگزاری رویداد از آن استفاده می‌شد، بنا به نیاز کاربرانمان به فضایی برای کار تبدیل کردیم. بنا بر این تجربه پیشنهاد می‌کنم تا جای ممکن ساختار فضاها به گونه‌ای طراحی شود که امکان هر تغییر کاربری را در آنها آسان کند.
همچنین توجه به این نکته که فضای کار اشتراکی محل زندگی افراد است و نه فقط کار، از این لحاظ مهم است که توجه کنیم به عنوان طراح چقدر امکان تغییرات هویتی را در آینده مجموعه پیش‌بینی می‌کنیم. گاهی یک تغییر کوچک در رنگ، دکوراسیون یا حتی گیاهان زنده موجود در فضا، محیط جدیدی برای کاربران فراهم می‌کند و روحیه آنها را تغییر می‌دهد. بنابراین در زمان طراحی، خوب است که قسمت‌هایی را به گونه‌ای طراحی کنیم که امکان این تغییرات در آنها وجود داشته باشد. همچنین باید فضا با کاربرانش رابطه دو طرفه داشته باشد. گاهی افراد از اینکه اثر و نشانه‌ای از خود در فضا به جا بگذارند لذت می‌برند. بنابراین بسیار خوب است که این امکان ارتباط دو طرفه فراهم باشد، برای مثال، ما در تیوان علاوه بر وایت‌بردهایی که در جاهای مختلف برای بحث‌های تیمی در نظر گرفته بودیم، تخته‌هایی هم برای کشیدن نقاشی یا نوشتن درددل‌های اعضا تعبیه کردیم که گاهی اتفاقات جالبی روی آن می‌افتاد. این کار ما شاید روش محتاطانه‌ای بود در مقابل فضای شتاب‌دهنده Plug and Play در برلین که سراسر دیوارهای آن تبدیل به تابلوهای گرافیتی اعضا شده است.
تأسیسات مکانیکی: تأمین هوای تازه در کنار دمای مطبوع، در یک فضای کار اشتراکی اهمیت بسیاری دارد. در شرایطی که در یک سالن گاهی تا ۱۰۰ نفر تجمع دارند، تنها تأمین دمای مناسب هوا اهمیت ندارد، بلکه بسیار مهم است که دائم هوای تازه و اکسیژن هم به سالن دمیده شود. گرچه این مسئله ساده به نظر می‌آید، اما غالباً مهندسان تأسیسات به آن بی‌توجه‌اند. همچنین تأمین هوای تازه در اتاق‌های جلسه‌ای که بدون پنجره ساخته می‌شوند اهمیت بسیاری دارد، پیشنهاد می‌کنم اگر از سیستم تأسیساتی یکپارچه‌ای مانند هواساز استفاده می‌کنید، هوای اتاق‌های جلسه بدون پنجره را با سیستم تأسیساتی مستقلی تأمین کنید چرا که در بسیاری از اوقات، برای مثال در هوای سرد زمستان، در حالی که بقیه فضاها نیاز به گرم‌شدن دارند، اتاق‌های بدون پنجره هوای گرم و غیرقابل تحملی خواهند داشت.
شبکه و اینترنت: تکنولوژی هر روز پیشرفت بیشتری می‌کند. اما بپذیریم که همچنان انتظاراتی که تبلیغات پشت محصولات برایمان ایجاد می‌کنند، بسیار بیشتر از واقعیت است. توصیه می‌کنم هرگز به شبکه وایرلس اعتماد ۱۰۰ درصد نکنید و تمام بار شبکه را روی آن نیندازید؛ زمان زیادی از کاربرانمان تلف شد تا به توصیه مدیر فنی تیم، یاد گرفتیم برای هر میز کار تعدادی نود LAN لازم است، همچنین برای هر اتاق کار اختصاصی برای تأمین شبکه وایرلس هم نیازمند اکسس‌پوینت‌های خاصی هستیم که بتوانند تعداد زیادی کاربر را پوشش دهند. یاد گرفتیم حرف‌های افراد را در مورد کابل پوشش‌دار قبول نکنیم و برای جلوگیری از ایجاد نویز روی خطوط LAN، حتماً فاصله ۱۵ سانتیمتری بین کابل‌های شبکه و برق را رعایت کنیم.
مکان‌یابی: شاید از دست شما خارج باشد، اما اگر در فاز مطالعاتی برای طراحی فضای کار اشتراکی وارد شدید، این نکته مهم را مدنظر داشته باشید که دسترسی آسان به فضای کار اشتراکی بسیار اهمیت دارد. الزاماً هر موقعیتی که برای ایجاد یک ساختمان اداری مناسب باشد، برای یک فضای کار اشتراکی مناسب نخواهد بود. برای مشتریان آتی فضای کار اشتراکی دسترسی به حمل‌ونقل عمومی، دسترسی راحت با اتومبیل شخصی، جای پارک مناسب و… اهمیت زیادی دارد و این می‌تواند یک عامل مهم در پر یا خالی بودن آن فضا باشد.
تجهیزات و امکانات اشتراکی:
در یک فضای کار اشتراکی بسیاری از خدمات به‌طور مشترک برای اعضا ارائه می‌شود. برای مثال، افراد حتی اگر دفتر اختصاصی داشته باشند، جلساتشان را باید در اتاق جلسات اشتراکی برگزار کنند، همچنین برای استفاده از پرینتر، باید محلی پیش‌بینی شود تا افراد بتوانند مدارک مورد نیازشان را در آن‌جا چاپ کنند. از فضاهای دیگری که در یک فضای کار اشتراکی ایجاد می‌شود، می‌توان به استودیوی کوچک ضبط پادکست و ویدئوکست، فضای بازی (برای بازی‌های الکترونیکی یا فعالیت‌هایی مثل فوتبال‌دستی و پینگ‌پنگ یا بازی‌های رومیزی)، فضای گرم‌کردن غذا و غذاخوری، کافه، کلاس آموزشی یا فضای برگزاری رویداد و نمازخانه اشاره کرد. توجه داشته باشید که بسیاری از این فضاها را می‌توان در یک موقعیت به گونه‌ای طراحی کرد که بتوان برای چند منظور از آنها استفاده کرد.
آشنایی با مدل درآمدی فضاهای کار اشتراکی:
طراحی معماری، تنها طراحی یک فضای زیبا نیست. معمار باید به همه جوانب و نتایج طراحی خودش آگاه و مسلط باشد و برای آنها راه‌حل داشته باشد و مراقب باشد که نیازهای کارفرما در بهره‌برداری از فضای مورد طراحی‌اش، به بهترین شکل پاسخ داده شود. در طراحی فضای کار اشتراکی دانستن اینکه مدل درآمدی یک فضای کار اشتراکی دقیقاً چیست، اهمیت بسیار بالایی دارد و باید آگاه باشیم که به گونه‌ای طراحی کنیم تا رابطه معقولی بین درآمد و زیبایی معماری ایجاد کنیم. با توجه به اهمیت مدل درآمدی یک فضای کار اشتراکی، در این نوشتار نگاه کوتاهی به نحوه درآمدزایی این فضاها می‌اندازم: فضاهای کار اشتراکی عمده درآمدشان از اجاره میز کار ثابت، منعطف و دفاتر کار است.
میز ثابت: میز یا صندلی اختصاصی در اختیار کاربر قرار می‌گیرد و فرد دیگری امکان استفاده از آن را ندارد.
میز منعطف: به میز یا صندلی‌ای گفته می‌شود که به فرد خاصی تعلق نمی‌گیرد و هر کسی می‌تواند هر صندلی خالی را برای کار خود استفاده کند. تعبیه میز منعطف برای بالا بردن ظرفیت جذب اعضا و کاهش هزینه افرادی است که زمان‌های کمتری در یک فضای کار اشتراکی حضور دارند. توجه به مدل درآمدی یک فضای کار اشتراکی در طراحی، از آن‌جایی اهمیت بالایی دارد که طراح بتواند بین زیبایی فضا و تأمین حداکثر درآمد تعادل منطقی برقرار کند.
تأمین تعداد کافی فضاهای جانبی بسیار اهمیت دارد. اگر خدماتی مثل کافه، اتاق استراحت و اتاق جلسه به میزان کافی تأمین نشوند، سرویس فضای کار اشتراکی ناقص است؛ اما اگر بیش از حد به آن پرداخته شود و در تأمین فضای کار کافی کوتاهی شود یا تعداد صندلی و میز کار متناسب با فضا تأمین نشود، در عمل به‌زودی آن فضا با مشکلات عمده مالی مواجه خواهد شد. بسیار اهمیت دارد که بر اساس مدل درآمدی یک فضای کار اشتراکی قبل از هر اقدامی برای طراحی، از حداقل تعداد میز لازم برای تأمین درآمد فضا آگاه باشیم و این اطلاعات را از کارفرما دریافت کنیم.
مدیریت دسترسی‌ها در طراحی فضا:
در طراحی اولیه فضای کار اشتراکی لازم است به نحوه دسترسی‌ها و دسترس‌پذیری فضاها آگاه باشیم. بهتر است اتاق تیم اجرایی به گونه‌ای طراحی شود که اشراف کاملی به ورود و خروج‌ها داشته باشد یا اینکه یک میز به عنوان پیشخوان در ابتدای ورودی طراحی شود تا یکی از اعضای تیم اجرایی در آن مستقر شود و وظیفه نظارت بر رفتوآمدها را برعهده بگیرد (حالت اول به علت کاهش هزینه اپراتوری و درنتیجه اقتصادی‌بودن بیشتر توصیه می‌شود).
توصیه می‌شود فضاهایی مانند اتاق جلسه و کلاس آموزشی یا محل برگزاری رویداد و کافه در مرحله اول دسترسی قرار داشته باشند. بسیاری از افرادی که از این فضاها استفاده خواهند کرد، اعضای دائمی فضای کار اشتراکی نیستند و به صورت موردی به مجموعه مراجعه می‌کنند و به همین دلیل برای کنترل امنیت فضای کاری بهتر است این فضاها در لایه اول ورودی باشد که نظارت کمتری بر رفتوآمدها وجود دارد. در این بین دسترس‌پذیری کافه بسیار اهمیت دارد. اگر فضای کار اشتراکی طراحی می‌کنیم که یک کافه هرچند کوچک دارد، لازم است توجه کنید که این کافه بهانه بسیار خوبی خواهد بود که افراد عادی به بهانه نوشیدن قهوه با محیط مجموعه و فعالیت‌های آن بیشتر آشنا شوند و در طولانی‌مدت باعث رونق بیشتر آن فضا خواهد شد. پس قرارگیری آن در معرض دید عموم بسیار مهم است.
من همواره از کافه به عنوان فضای میانی بین فضای عمومی و خصوصی یاد می‌کنم و به اعتقاد من اینکه کافه به خارج از مجموعه سرویس بدهد نه تنها برای درآمدزایی بیشتر کافه بلکه برای بیشتر شدن رفتوآمدها نیز لازم است. یک نکته دیگر که در طراحی سالن فضای کار اشتراکی حائز اهمیت است توجه به سلیقه متفاوت کاربران است. برخی افراد کارشان را تیمی انجام می‌دهند، با هم صحبت و مشورت می‌کنند یا پاسخگویی تلفنی دارند، در مقابل برخی دیگر برایشان تمرکز و سکوت اهمیت بسیار بالایی دارد. اگر در زمان طراحی بتوانید به این دو سلیقه کاملاً متضاد توجه کنید و فضاهای مجزایی را برای هر دو طیف طراحی کنید به مالک فضای کار اشتراکی کمک کرده‌اید که طیف بیشتری از افراد را راضی نگه دارد و مشتریان بیشتری داشته باشد.
بسیاری از کاربران فضاهای کار اشتراکی دوست دارند محیط خود را با المان‌های مربوط به خودشان شخصی‌سازی کنند و برخی علاقه‌مند به تغییر محل کارشان در برخی ساعات حتی برای چند لحظه هستند. بنابراین به عنوان یک طراح، خوب است که با شناخت این روحیات، امکان تغییر شکل محدود در محیط شخصی هر فرد یا امکان قراردادن لوگو یا نشانه‌ای از کسب‌وکارهایشان را در محیط فراهم بیاورید یا فضاهایی را ایجاد کنید که کاربران بتوانند برای تغییر محیط دقایقی را در آن‌جا به کار مشغول باشند. به‌خصوص اگر این فضا شامل مبل‌های راحتی باشد که بتوانند دقایقی را در آن استراحت کنند برای کاربران جذابیت بیشتری خواهد داشت. در پایان، اگر قرار است یک فضای کار اشتراکی طراحی کنید، باید بگویم غالب همکاران من که مدیریت یا مالکیت این فضاها را برعهده دارند افراد باز و پذیرایی هستند. بنابراین از اینکه بازدیدی از فضایشان داشته باشید یا از آنها برای مشاوره و راهنمایی‌گرفتن برای فضای خود درخواست جلسه کنید نگران نباشید، احتمالاً پاسخ مثبت و راهنمایی‌های خوبی دریافت خواهید کرد.
